Anforderungen, Funktionen & Einrichtung

Systemanforderungen

BelegBär läuft auf jedem gängigen Linux-Webspace mit PHP 8. Es wird keine kommerzielle Datenbank und kein spezielles Framework benötigt.

Komponente	Anforderung
PHP	Version 8.3 (oder neuer), mit den Erweiterungen sodium, iconv, pdo_mysql, mbstring, zip, gd
Datenbank	MariaDB 10.5+ (oder MySQL 8), Zeichensatz utf8mb4
Webserver	Apache mit mod_rewrite und mod_headers (nginx möglich), HTTPS empfohlen
Java-Runtime	Für die KOSIT-Validierung der E-Rechnungen (Java 11+), sonst optional
Composer	Einmalig zur Installation der E-Rechnungs-Bibliotheken
PDF-Engine	FPDF/FPDI (mitgeliefert) – keine externe Abhängigkeit
Speicher	Ab 1 GB RAM; Festplatte je nach Belegvolumen

Funktionsübersicht

BelegBär ist modular aufgebaut. Diese Bereiche stehen zur Verfügung:

Modul	Leistung
Kunden	Stammdaten, Kontakthistorie, Zahlungs-/Zustellpräferenzen, verschlüsselte Ablage, DSGVO-Export
Angebote	Positionen per Drag & Drop, Rabatte, Textbausteine, Status-Workflow, PDF auf Briefpapier
Aufträge	Laufende Aufträge aus Angeboten, während der Ausführung anpassbar, Auftragsbestätigung, Abrechnung
Aufmaß	Mess-, Text- und Materialpositionen, Foto-Dokumentation, Übernahme in Rechnung
Rechnungen	PDF + XRechnung + ZUGFeRD, KOSIT-Validierung, lückenlose Nummern, Korrektur/Storno, Versand
Zahlungen	Zahlungszuordnung, offene Posten, mehrstufiges Mahnwesen mit Vorlagen
Eingangsrechnungen	Lieferantenrechnungen erfassen & prüfen, Import eingehender E-Rechnungen, Lieferantenverwaltung
Lager	Bestandsführung, Mindestbestände, Lagerbewegungen, Inventur mit Soll/Ist
HR & Stechuhr	Verschlüsselte Personaldokumente, Urlaubsverwaltung, ArbZG-konforme Zeiterfassung (inkl. mobiler App)
Termine	Einsatz- und Fristenplanung, Kalender, Verknüpfung mit Kunden/Aufträgen
Texte & Vorlagen	Textbausteine, Artikel, Leistungsverzeichnisse, E-Mail-Vorlagen
Berichte	Umsatzauswertungen, DATEV-/FiBu-Export

Welche Module aktiv sind, steuert Ihre Lizenz. Kunden, Rechnungen und Zahlungen sind immer enthalten.

Installation (Self-Hosting)

Für den Betrieb auf einem eigenen Server. Wenn Sie BelegBär gehostet nutzen, übernehmen wir diese Schritte für Sie.

Die Einrichtung läuft in zwei Teilen: Ein Skript bereitet den Server vor, danach führt ein Assistent im Browser durch den Rest. Ein Skript im Browser kann keine Systempakete installieren – daher die Trennung.

Variante A: Eigener Server (Debian 13)

Auf dem Server als root ausführen. Das Skript installiert PHP, MariaDB, Apache und Java, legt die Datenbank an, lädt BelegBär und richtet ein SSL-Zertifikat ein.

# 1. Skript und Prüfsumme laden
curl -fsSLO https://belegbaer.de/dist/setup_debian.sh
curl -fsSLO https://belegbaer.de/dist/setup_debian.sh.sha256

# 2. Echtheit prüfen – muss "OK" ausgeben
shasum -a 256 -c setup_debian.sh.sha256

# 3. Installieren
sudo bash setup_debian.sh --domain rechnung.ihre-firma.de --email admin@ihre-firma.de

Nützliche Optionen: --php 8.4 (Debian-eigenes PHP statt 8.5 aus dem sury-Repo) · --no-ssl (wenn ein Reverse Proxy davorsteht) · --no-java (spart Speicher, die Prüfung von E-Rechnungen entfällt) · --skip-download (Dateien liegen bereits auf dem Server).

Variante B: ISPConfig

ISPConfig verwaltet Websites und Datenbanken selbst – die Skripte fassen diesen Bereich nicht an.

# Einmalig je Server: PHP, Java und Composer nachrüsten
curl -fsSLO https://belegbaer.de/dist/setup_ispconfig_host.sh
sudo bash setup_ispconfig_host.sh

Danach in der ISPConfig-Oberfläche: Website anlegen → PHP-Version wählen → Let's Encrypt aktivieren → Datenbank anlegen (Name, Benutzer und Passwort notieren). Anschließend die Dateien einspielen:

curl -fsSLO https://belegbaer.de/dist/deploy_ispconfig_site.sh
sudo bash deploy_ispconfig_site.sh --site /var/www/rechnung.ihre-firma.de

Der Einrichtungsassistent

Beide Wege enden gleich: Rufen Sie https://ihre-domain.de/install.php auf. Der Assistent führt in acht Schritten durch die Einrichtung.

1. System – prüft PHP-Version, Erweiterungen und Schreibrechte
2. Datenbank – Zugangsdaten eintragen (das Server-Skript zeigt sie am Ende an)
3. Schema – legt alle Tabellen an
4. Firmendaten – Name, Anschrift, Steuernummer
5. Administrator – Ihr erstes Benutzerkonto
6. Schlüssel – werden erzeugt und zum Sichern angeboten
7. Lizenz – Ihren Lizenzkey einfügen
8. Abschluss – danach sperrt sich der Assistent selbst

Verzeichnislayout

BelegBär trennt den öffentlichen Webroot vom privaten Konfigurationsbereich. private/ und storage/ liegen außerhalb des Document Roots. Die Skripte legen das automatisch so an.

belegbaer/
├── web/        ← Document Root (öffentlich)
├── private/    ← Konfiguration, Lizenz, Logs (nicht öffentlich)
├── storage/    ← Archiv, Belege, Backups (nicht öffentlich)
├── db/         ← Migrationen
└── scripts/    ← Wartungswerkzeuge

Nach der Installation

E-Mail-Versand (SMTP) sowie Briefpapier-Vorlage in den Systemeinstellungen hinterlegen – danach ist BelegBär einsatzbereit. Ein Update spielen Sie ein, indem Sie dasselbe Skript erneut ausführen; bestehende Konfiguration und Daten bleiben erhalten.

Betrieb & Wartung

• Backups: scripts/db/backup_create.sh erstellt Datensicherungen, optional per age verschlüsselt; die Wiederherstellung ist testbar.
• Migrationen: Nach einem Update erneut php scripts/db/migrate.php up ausführen.
• Cron-Jobs: Für wiederkehrende Rechnungen, Mahnläufe, E-Rechnungs-Versand und den Audit-Anker stehen CLI-Worker bereit.
• Audit: scripts/security/verify_audit_chain.php prüft die Unversehrtheit der Audit-Kette.

Support

Sie kommen an einer Stelle nicht weiter oder möchten BelegBär lieber gehostet nutzen? Wir helfen gern weiter.

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